Sie brauchen eine Leistung rund um oder für Ihre Website, Ihren Onlineshop oder Ihr Webportal?

Ihre Idee scheint Ihnen glasklar zu sein, und jetzt ist die Zeit gekommen, jemanden zu finden, der Ihre Idee richtig umsetzen kann, Sie stehen vor der Agenturauswahl!

Die Auswahl ist nicht einfach, denn

• es gibt zu viele Agenturen
• die Preise können um das Mehrfache abweichen
• die richtige Agentur für einen mag eine falsche für einen anderen sein
• viele versprechen mehr, als sie leisten können
• die Kunden selbst wissen nicht immer, was sie wirklich brauchen (für viele Kunden ist es nicht klar, dass dies oft der Hauptgrund für das Scheitern eines Projektes ist).

In unserem Leitfaden finden Sie viele Tipps, die Ihnen helfen, eine richtige Agentur zu finden. Wenn Sie zu wenig Zeit haben, um den Artikel vollständig zu lesen, scrollen Sie bitte direkt zu der Checkliste, ganz unten.

Freelancer oder Agentur?

Generell ist es so, ein guter Programmierer wird niemals ein gutes Webdesign erstellen können und ein guter Webdesigner hat wenig Ahnung von der Programmierung. Die Generalisten sind in allen Sachen nur halbwegs gut.

Eine Agentur kann es sich leisten, Fachleute für jedes Fachgebiet einzusetzen. Ein aufwendiges Projekt kann somit auch schneller abgeschlossen werden.

Bei einer Agentur bekommen Sie einen Projektmanager zugewiesen, der mit Ihnen alle Einzelheiten besprechen wird, und Ihnen immer in allen wichtigen Angelegenheiten zur Seite steht. Wenn Sie Glück haben, wird die Person genug Erfahrung haben, um Sie richtig beraten zu können, dies schafft weiteren Mehrwert.

Empfehlung → Lernen Sie Ihren Projektmanager schon vor Beginn des Projektes kennen, um unangenehme Erfahrungen zu vermeiden.

Die Entscheidung, einen Freelancer zu nehmen, ist oft finanziell begründet, weil dieser scheinbar günstiger ist. Wird eine Person alles machen können, was Sie brauchen? Das ist eine ganz große Frage. Außerdem sollte man bedenken, dass alle Freelancer eine Gemeinsamkeit haben: “zeitweise zu verschwinden”. Sie sollten darauf vorbereitet sein, dass ein Freelancer ab und zu für eine oder zwei Wochen verschwinden kann (Ja, ja – das ist immer so!).

Empfehlung → Arbeiten Sie mit einem Freelancer zusammen, nur wenn die notwendigen Kompetenzen für Ihr Projekt von einer Person komplett abgedeckt werden können, und diese Person Sie zu 120% überzeugt hat.

Welche Agentur ist die richtige?

Es gibt viele Arten von Agenturen – Full-Service-Agenturen, Media-Agenturen, Webagenturen, SEO-Agenturen, Marketing-Agenturen, Werbeagenturen oder “einfach” Agenturen. Die Bezeichnung ist nicht entscheidend, entscheidend ist die Spezialisierung, die Sie aus der Website der Agentur oder aus einem Telefongespräch erfahren können.

Grundsätzlich sollte man davon ausgehen, dass die Agenturen, die eine engere Spezialisierung haben, Ihrem Projekt mehr entsprechen können. Bei größeren oder komplizierten Projekten wird die Entscheidung schwierig. Eventuell haben Sie Glück und finden eine Agentur, die in allen Kompetenzen, die Sie brauchen, gut genug sein wird. In der Praxis ist es selten der Fall.

Wenn Sie sich nicht auf das Glück verlassen wollen, trennen Sie die Kompetenzen, und teilen Sie die Verantwortung unter mehr als einer Agentur auf! So wird auch das Risiko besser verteilt, denn alle Agenturen können nicht auf einmal versagen. Durch eine stärkere Agentur-Spezialisierung wird auch die Qualität der Ergebnisse allgemein höher sein, als wenn das Projekt von einer Agentur erfüllt wird.

Wichtig ist natürlich, dass die Zusammenarbeit zwischen den Agenturen stimmt, wenn es notwendig ist. Wir arbeiten oft mit anderen SEO- oder Marketing-Agenturen in Bezug auf Onlineshop-Erstellung oder Support zusammen – diese stellen uns die Aufgaben, wir setzen diese um, sehr einfach. In 90% der Fälle hat eine solche Zusammenarbeit prima geklappt. Wenn es um CRM oder PIM-Einführung geht, sind Sie bei uns auch richtig.

Zu unrecht haben die Auftraggeber davor Angst, denn wenn die Kompetenzen klar aufgeteilt sind, ist die Verantwortung für die Arbeitsergebnisse auch klar und es werden keine unangenehme Streitereien aufkommen , wenn jeder weiß, wofür er zuständig ist.

Beispiel 1 (Zusammenarbeit zwischen Agenturen ist nicht notwendig): Eine Agentur macht die Konzeption und das Design des Onlineshops, die andere setzt es um. Die Projekte können einfach nacheinander erfolgen.

Beispiel 2 (Zusammenarbeit zwischen Agenturen ist notwendig): Eine Agentur bietet eine technische Betreuung (Programmierung) an, die andere ist für SEO und SEM verantwortlich.

Empfehlung → Oft ist es empfehlenswert, ein Projekt von zwei Agenturen umsetzen zu lassen, z.B. ein Onlineshop kann von einer Agentur in Bezug auf SEO und Online-Marketing betreut werden und technisch von einer anderen.

Fragen Sie nach einer Empfehlung

Die besten Agenturen oder Freelancer kümmern sich kaum um die Akquise, denn die meisten neuen Kunden kommen von selbst, auf Empfehlung der bestehenden Kunden des Anbieters.

Empfehlung → Fragen Sie in Ihrem Bekanntenkreis nach einer Empfehlung, oft ist die Lösung näher, als man denkt.

Freelancer / Agentur um die Ecke

Heutzutage ist es nicht mehr notwendig, dass Sie den Anbieter immer persönlich treffen. Die Kommunikationswege im Zeitalter von Skype (Internet-(Video)-Telefonie) und TeamViewer (Remote Desktop Sharing) sind fast unbegrenzt und man kann über das Internet alles genauso gut hinbekommen wie ohne. Dies unterstellt natürlich, dass es dem Anbieter auch bewusst ist und er die Techniken aktiv nutzt.

Empfehlung → finden Sie lieber einen weit entfernten Profi-Freelancer oder eine Profi-Agentur, die Ihr Projekt richtig gut umsetzen kann, als eine, die schnell zu besuchen ist, dafür aber weniger Kompetenten aufweist, denn Sie brauchen ein Ergebnis, nicht neue Freunde!

Beurteilen Sie die Website des Anbieters

Die Website des potentiellen Anbieters ist die erste Stelle, um mehr Informationen über den Anbieter zu erfahren. Dabei kommt es nicht nur auf das Design der Website an, viel mehr aber auf die Inhalte, die dort stehen. Die Website ist gut, wenn bei der „alles stimmt“:

• Die Website hat ein gutes Webdesign
• Die Website hat eine gute Usability – ist besucherfreundlich aufgeteilt
• Die Website ist informativ – die Firma macht genau das, was Sie brauchen und die Inhalte sind nicht veraltet.

Natürlich ist die Website nicht immer aussagekräftig, manchmal kommt es vor, dass diese vom Anbieter vernachlässigt wird. Manche Agenturen brauchen die Website nicht, um an neue Aufträge zu kommen, wenn die neuen Kunden auf Weiterempfehlung kommen.

Empfehlung → Achten Sie auf die Informationen auf der Website des Anbieters, ziehen Sie aber Ihre Schlussfolgerungen nicht zu schnell.

Beurteilen Sie die Bewerbung und Referenzen

Schauen Sie sich die Referenzen der Agentur genauer an, um eine Vorstellung über das Können des Anbieters zu bekommen. Hat der Anbieter ähnliche oder vergleichbare Projekte bereits umgesetzt? Dann kann er Ihr Projekt bestimmt besser einschätzen als jemand anders, der nur Vermutungen hat. Die Referenzen, Fallstudien und sonstige Projektbeschreibungen der potentiellen Dienstleister sind bei der Agenturauswahl besonders wichtig.

Um eine informative, und somit beurteilbare Bewerbung zu erhalten, erstellen Sie eine informative und detaillierte Anfrage. Eine Anfrage “Ich brauche einen neuen modernen Onlineshop” ist nicht informativ genug, um aussagekräftige Bewerbungen zu erhalten. Es kann auch eine richtige RfP (Request for Proposal) sein, wenn Sie dafür Zeit und ganz klare Erwartungen an die Bewerber haben.

Empfehlung → Ziehen Sie den Anbieter nur dann in eine engere Wahl, wenn die Bewerbung um den Auftrag und die Referenzen des Anbieters stimmen.

Sprechen Sie mit den Kunden der Anbieter

Wir sind alle Menschen, die miteinander kommunizieren. Ein Gespräch mit den Kunden des potentiellen Anbieters kann viel mehr Wert sein als alle anderen Faktoren zusammen genommen. In 15 Minuten kann man viel erfahren und diese Investition Ihrer Zeit ist mehr als lohnenswert. Bereiten Sie sich am besten für so ein Gespräch vor und notieren Sie alle Fragen, die Sie interessieren, am besten schriftlich, um nichts zu vergessen.

Vereinbaren Sie immer einen Termin, damit die Personen, mit denen Sie sprechen wollen, für Sie Zeit haben. Sie wollen schließlich was erfahren, das kann definitiv länger als fünf Minuten dauern.

Bitte denken Sie daran, dass die Kunden des Anbieters, mit denen Sie sprechen werden, vom Anbieter ausgewählt wurden, und nicht von Ihnen. Daher ist es zu erwarten, dass diese loyal und zufrieden sein sollten. Haben Sie keine Angst, unangenehme Fragen zu stellen.

Empfehlung → Bitten Sie den Anbieter, zwei oder drei Kunden zu nennen, mit denen Sie sprechen dürfen, besser noch eine Liste vorzubereiten. Es ist nicht wichtig, mit jedem zu sprechen, wichtig ist, dass der Anbieter so eine Liste hat.

Sprechen Sie mit dem Anbieter

Formulieren Sie alle Fragen, die Sie interessieren, schriftlich und suchen Sie ein persönliches Gespräch mit dem Anbieter. Am besten ist natürlich das Gespräch mit dem Projektmanager zu führen, der Ihr Projekt auch leiten wird, um die Kompetenzen dieser Person direkt zu beurteilen. Denn am Ende wird das Projekt von einer Person geführt, nicht von der Agentur.

Bei den Projekten geht es vor allem um die menschliche Kommunikation, deshalb sollte die Chemie zwischen dem Auftraggeber und dem Projektmanager des Anbieters ebenfalls stimmen.

Die Ziele von diesem Gespräch können sein:

• den Anbieter besser kennenzulernen,
• sich von dem Anbieter zu dem Projekt professionell (kostenlos!) beraten lassen,
• sich von der Kompetenz des Ansprechpartners zu überzeugen,
• die ersten möglichen Lösungsvorschläge genannt zu bekommen.

Um den Anbieter besser kennenzulernen, können Sie folgende Fragen stellen:

• Wie lange ist die Firma auf dem Markt und wie erfahren sind die Mitarbeiter (verfügt die Firma über genug Kompetenz)?
• Welche Tätigkeitsschwerpunkte hat die Firma (passt Ihr Projekt in das Portfolio)?
• Ob man an vergleichbaren Projekten teilgenommen hat?
• Wie werden Sicherheitsaspekte bei der Firma behandelt?
• Wie wird die Qualität der Arbeit gesichert?

Folgende Fragen können Sie in Bezug auf Ihr Projekt stellen:

• Wie stellt man sich den Projektablauf vor (Projektphasen)?
• Wie lange wird das Projekt dauern?
• Wie und von wem wird das Projekt gemanagt?
• Wer wird der Ansprechpartner sein, wird es eine Einzelperson sein?
• Welche Fachkräfte werden bei dem Projekt eingesetzt?

Günstiger ist oft billiger

Nehmen Sie nie das günstigste Angebot an. Unabhängig davon wie der Anbieter den Preis bestimmt, behält er immer seinen Aufwand im Hinterkopf. Ein günstiges Angebot kann bedeuten, dass ein Anbieter mit der niedrigeren Zeitinvestition als der andere rechnet. Manchmal hängt es damit zusammen, dass er den richtigen Aufwand einfach unterschätzt.

Nehmen Sie nie das teuerste Angebot an. Wenn der Anbieter den höchsten Preis verlangt, kann er sich es auch leisten. Starke Mittelfeldspieler können den Job auch erledigen, und wenn Ihr Projekt für diese bedeutsam ist, können Sie sogar für das Projekt mehr Aufmerksamkeit erwecken und als Folge allgemein bessere Leistung und Qualität bekommen.

Empfehlung → Akzeptieren Sie nie das günstigste oder das teuerste Angebot, denn die Gründe von beiden diesen Anbietern spielen nicht für Sie. (denn dies muss nicht zwingend die richtige Wahl sein?)

Schneller ist oft zu schnell

Wählen Sie auch nie denjenigen, der sagt, er macht es am schnellsten. Bei einem solchen Ansatz wird das Konzept nicht ausreichend durchdacht und als Folge wird dabei die Umsetzung leiden. Auf einem wackeligen Fundament kann man kein gutes Haus bauen.

Alle Verbesserungsversuche werden dann sowohl die Umsetzungszeit als auch die Kosten verlagern. Am Ende dauert es doppelt so lange und wird doppelt so teuer sein, als hätten Sie es von einem richtigen Anbieter von Anfang an machen lassen.

Empfehlung → Entscheiden Sie sich nie für die schnellste Agentur!

Pauschalpreis hält die Kosten im Griff

Wenn Sie Preise vergleichen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass die angebotene Leistung vergleichbar ist. Sie ist es nur, wenn der Auftrag 100% klar, verständlich und eindeutig für beide Parteien in Form eines Pflichtenheftes/Anforderungskataloges oder sonstiger schriftlichen Dokumente beschrieben ist.

Der Preis kann um das Mehrfache schwanken, er darf auch nie entscheidend sein. Wenn Sie einen Pauschalpreis genannt bekommen, stellen sie sich darauf ein, dass es hierbei um einen geschätzten Wert geht. Bei Bedarf wird der Anbieter gezwungen sein, den Preis nochmal zu korrigieren. Wenn es unmöglich sein sollte, kann er seinen “Spaß am Projekt” verlieren.

Bei Erbringung von Services bedeutet ein niedrigerer Preis fast immer eine schlechtere Qualität. Ein höherer Preis dagegen ist keine Garantie, dass der Leistungsumfang und die Qualität besser ist.

Empfehlung → Ihr Ziel sollte es sein, für einen höheren Preis auch qualitativ und quantitativ eine bessere Leistung zu bekommen, nicht den Preis runterzudrücken.

Geben Sie dem Anbieter eine Testaufgabe

Wenn Sie immer noch Zweifel haben, können die Taten und Ergebnisse mehr als Tausend Wörter sagen. Wenn die Umstände es zulassen, suchen Sie eine Möglichkeit, die Leistungen des Anbieters aufgrund der erreichten Ergebnisse zu beurteilen, nicht aufgrund seiner Versprechungen.

Sie können ein gemeinsames Mini-Pilotprojekt starten, um zu schauen, wie die Zusammenarbeit funktioniert und ob die erreichten Zwischenziele den erwarteten entsprechen.

Empfehlung → Geben Sie dem Anbieter eine Testaufgabe, um sein Können praxisnah zu beurteilen.

Hören Sie rechtzeitig auf die innere Stimme

Achten Sie auf Ihre innere Stimme nicht nur bei der Suche nach einem richtigen Anbieter, sondern auch im Projektablauf.

Denn wenn ein Anbieter der falsche ist, bleibt er auch der falsche, es wird sich nicht ändern, auch wenn Sie sehr stark darauf hoffen werden. Je schneller Sie es für sich erkennen, desto schneller können die richtigen Schlussfolgerungen gezogen werden. Zögern Sie also nicht, denn so verlieren Sie nur noch mehr Zeit und Geld.

Empfehlung → Treffen Sie Ihre Entscheidungen rechtzeitig und lernen Sie aus eigenen Fehlern!

Checkliste für eine Agenturauswahl

Alle oben beschriebenen Punkte habe ich hier in Form einer kleinen Checkliste zusammengefasst.

1. Entscheiden Sie, ob ein Freelancer oder eine Agentur die richtige Wahl ist.
2. Entscheiden Sie, ob ein oder mehr als ein Anbieter in Frage kommen.
3. Fragen Sie nach einer Empfehlung.
4. Beurteilen Sie die Website des Anbieters.
5. Beurteilen Sie die Bewerbung und Referenzen des Anbieters.
6. Sprechen Sie mit 2-3 Kunden des Anbieters.
7. Sprechen Sie mit dem Anbieter selbst.
8. Verstehen Sie den Preis des Anbieters.
9. Geben Sie dem Anbieter eine Testaufgabe.
10. Hören Sie rechtzeitig auf Ihre innere Stimme.

Es ist nicht notwendig, all diese Tipps zu beherzigen, aber je mehr Tipps Sie befolgen, desto erfolgreicher werden Sie bei der Agenturauswahl. Ich wünsche Ihnen, die richtige Agentur zu finden! Auch bei der Agenturauswahl sollte man ein wenig Glück haben.