15 Tipps für erfolgreiche Projektorganisation und -Umsetzung

Es gibt wohl kein Unternehmen, das sich noch nie der Herausforderung stellen musste, ein Projekt zu organisieren und umzusetzen. Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben mit einem bestimmten Ziel. Es gibt eine Vielzahl von Projektarten, beispielsweise IT-Projekte, Marketingprojekte, Logistikprojekte usw. Zwei wesentliche Merkmale eines Projektes sind das Projektziel und die Deadline. Das Projektziel ist gleich zu Beginn festzulegen und während der gesamten Konzeptions- und Umsetzungsphase fest im Auge zu behalten. Die Einhaltung der Deadline ist erforderlich, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Bevor man ein Projekt umsetzt, sollte es aber richtig organisiert werden. Hiermit sind nicht nur das Projektteam und die notwendige Infrastruktur (z.B. Meetingraum, Computer, Internetzugang etc.) gemeint, sondern vielmehr auch die Abläufe, Kommunikationskanäle, Zuständigkeiten und die notwendige Berichterstattung. Erst wenn alle Projektteilnehmer sich darüber im Klaren sind, wer, was, wie und wie schnell erledigen soll, stimmt die Projektorganisation. Wir haben für Sie 15 Tipps zur produktiven Projektumsetzung vorbereitet, die Ihnen dabei helfen werden:

Tipp 1. Die Projektziele sind noch vor dem Projektstart klar zu definieren

Wenn man nicht imstande ist, die Projektziele in weniger als 1 Minute klar und deutlich zu formulieren, muss man lieber nochmal darüber nachdenken, ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist, das Projekt zu starten. Nur mit einer klaren Vorstellung kann man etwas erreichen. Abstrakte Projektziele werden leider nur zu abstrakten Projektergebnissen führen.

Tipp 2. Das Projektteam sollte fest sein und Zeit für die Projektumsetzung haben

Auch wenn man ein Alleskönner ist, wird man ein Team von mitdenkenden Helfern benötigen, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Aber selbst wenn für jedes Teammitglieder Klarheit über die bevorstehenden Aufgaben und die zu erreichenden Ziele besteht, ist dies für einen erfolgreichen Projektabschluss nicht ausreichend. Die Projektteilnehmer sollen für das Projekt auch über genügend Zeit verfügen wenn es notwendig ist, und nicht durch das tägliche Geschäft ständig abgelenkt werden. Das ist oft die größte Herausforderung bei einer Projektorganisation.

Tipp 3. Ein einziger Verantwortlicher ist für das Projekt zu benennen

Wenn Sie keine Zeit haben, dürfen Sie auch nicht erwarten, dass das Projekt von alleine läuft. Und auch wenn es läuft, wird es unter Zeitmangel sicherlich suboptimal laufen und in vielen Fällen mehr Aufwand und Kosten verursachen als es sollte. Wenn Sie selbst nicht die Zeit dafür haben, finden Sie jemanden, der die Führungsrolle für Sie übernimmt. Es sollte sich immer nur um eine Person handeln, die die Verantwortung vollständig übernimmt, denn ohne einen Verantwortlichen gibt es auch keine Verantwortung. Eine geteilte Verantwortung wird nicht funktionieren.

Tipp 4. Meilensteine sind zu definieren

Während der Projektumsetzung sollten Kontrollpunkte eingesetzt werden - so genannte Meilensteine.

Meilensteine dienen der Projektsteuerung und bezeichnen den Abschluss von wichtigen Projektphasen. Klare definiterte Meilensteine helfen, den Fortschritt zum Projektabschluss zu verstehen, das Erreichen der Projekt-Zwischenziele und die Einhaltung des Projektplans zu messen.

Tipp 5. Ein umsetzungsfähiger Projektplan ist zu erstellen

Gut geplant ist halb gewonnen! Nachdem ein konkretes Projektziel festgelegt wurde, kann man zur Planungsphase übergehen. Beim Planen sollte man sich und sein Team nicht überschätzen und die Stärken und Schwächen berücksichtigen.

Planen Sie die Aufgaben, Zeit und Ressourcen ein, die für Erreichung jedes einzelnen Zwischenziels notwendig sind. Der Projektplan dient vor allem dazu, den richtigen Weg zum Ziel zu bestimmen, indem man die Herausforderungen einschätzt, umzusetzende Aufgaben definiert und die beste Herangehensweise auswählt.

Tipp 6. Aufgabenverteilung definieren

Nachdem das Ziel für alle Beteiligten klar ist und der Projektplan bereit steht, sind die Aufgaben zu verteilen. Jeder muss darüber Bescheid wissen, wofür er zuständig ist und was von ihm erwartet wird. Nur wenn alle darüber im Bilde sind, welche Verantwortungen, Berechtigungen und Aufgaben ihnen zugeteilt wurden, können sie ihre Arbeit zielführend starten und abschließen.

Tipp 7. Deadline realistisch einschätzen

Jedes erfolgreiche Projekt braucht natürlich eine Zeitplanung, d.h. die Abläufe im Team und die Dauer von Aufgaben sind zu bestimmen. Setzen Sie eine Deadline, auch für kleinere Projektabschnitte (Milestones). Nur so sparen Sie die wichtigste Projektressource - die Zeit. Erst wenn alle Zwischenziele rechtzeitig erreicht werden, kann auch die Projektdeadline eingehalten werden.

Tipp 8. Die Zwischenergebnisse sind frühzeitig zu kontrollieren

Damit alles wie gewünscht abläuft und man nicht unnötigerweise Zeit verliert, sind Zwischenergebnisse frühzeitig zu kontrollieren. Eine derartige Kontrolle ermöglicht, frühzeitig festzustellen, ob man den richtigen Weg geht, ob die ersten erreichten Ergebnisse zielführend sind und welche Tätigkeiten noch bei Bedarf zu korrigieren sind.

Tipp 9. Projektorganisation sollte agil sein

Während der Projektumsetzung können neue Ideen oder Vorschläge entstehen. Man sollte diese im Projektablauf besprechen und wenn möglich in den Projektplan einbeziehen. Dank einer solchen agilen Projektorganisation können bei unvorhergesehenen Ereignissen und Veränderungen schnelle Reaktionen erfolgen. Kosten und Termine bleiben dabei fix und Zwischenziele werden teilweise variabel. Wenn Herausforderungen und Lösungsansätze durch Unabwägbarkeiten bestimmt werden, ist eine agile Projektorganisation von Vorteil.

Tipp 10. Meetings sind effizient zu gestalten

Während der Projektumsetzung ist man für transparente Kommunikation mit allen Teilnehmern vonnöten. Regelmäßige Team-Meetings und Feedback-Termine dienen dem Zweck, auftretende Herausforderungen und Probleme zu besprechen und eine Lösung zu finden. Die Ist-Zustände und Soll-Zustände werden verglichen und der Verbesserungsbedarf klar definiert. Wägen Sie ab, ob bei Meetings nur ausgewählte Projektmitglieder teilnehmen sollen oder alle Beteiligten. Ein Meeting macht keinen Sinn, wenn ausschließlich Zuhörer teilnehmen.

Tipp 11. Als Projektleiter auf Projektziele fokussiert bleiben

Der Projektleiter sorgt in erster Linie dafür, dass das Projekt auf dem richtigen Kurs bleibt. Er hat die Projektziele ständig vor Augen und weiß genau, worauf man sich konzentrieren sollte. Seine Aufgabe ist es, das Team zu koordinieren, Zwischenergebnisse zu kontrollieren und den Ton anzugeben. Dafür muss er immer einen klaren Kopf bewahren und am Puls des Projektes bleiben.

Tipp 12. Einzelne Projektmitglieder sind zu loben

Die Motivation der einzelnen Projektmitglieder zu steigern, ist nur mit Anerkennung und Lob möglich. Eine empfehlenswerte Praxis ist, nicht das ganze Team als eine Einheit ist zu loben, sondern einzelne Mitarbeiter, die zum Erfolg des Projektes wesentlich beigetragen haben. Dies kann andere auch dazu motivieren, während der nächsten Projektphase mehr Gas zu geben. Der beste Zeitpunkt hierfür ist beispielsweise die Besprechung eines Meilensteins.

Tipp 13. Zunächst zuhören und dann entscheiden

Während der Projektumsetzung ist es wichtig, zuzuhören und im Team vorhandene Informationen rechtzeitig zu besprechen. Dies wird das Projekt auf ein qualitativ höheres Niveau bringen. Fragestellungen und Lösungen sind offen zu kommunizieren, so dass der Projektprozess gut voranschreitet und von größtmöglicher Transparenz geprägt ist. Dabei sollte der Projektleiter als zentraler Ansprechpartner für alle fungieren. Seine Aufgabe ist, simpel gesagt, Fragen zu stellen, Ideen und Vorschläge der Beteiligten zu sammeln und zu analysieren sowie diese beim Entscheidungstreffen zu berücksichtigen.

Tipp 14. Nur das Machbare ist zu erwarten

Wenn es um den Erfolg des Projekts geht, ist es entscheidend, dass alle Projektmitglieder Hand in Hand zusammenarbeiten. Dabei sollte ein Projektleiter nur das verlangen, was auch wirklich möglich und machbar ist. Das Unmögliche anzustreben, weil es der Projektleiter so will, wird das Team viel Zeit und Kraft kosten und zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führen. Wenn die Aufgaben klar besprochen und realisierbar sind, weiß auch jeder genau, was zu tun ist.

Tipp 15. Mehr erreichen als geplant

Ein guter Projektleiter wird im Projektverlauf seine Projektvision anpassen, verändern und ergänzen, denn erst im Projektablauf kommt man auf neue Informationen und Erkenntnisse, welche die vorher getroffenen Entscheidungen beeinflussen können. Am Projektende 120% von dem zu erreichen, was man am Anfang wollte - das sollte die Bestrebung jedes Projektleiters sein.

Schlussfolgerung

Je umfangreicher das Projekt ist, desto größeren Wert sollte auf Kommunikation innerhalb des Teams gelegt werden und desto mehr sollte man auf eine gute Projektorganisation achten. Denn während der Projektumsetzung kann es oft zu Schwierigkeiten kommen. Als Projektleiter muss man kühlen Kopf bewahren und schnell einen Ausweg finden, um den Projektabbruch zu verhindern. Diese Tipps werden Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche Projektorganisation und -Umsetzung zu gewährleisten.


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